mierne OT: organizacia elektronickych dokumentov

[Michal Gregor]

Ja archivuji papiry ve skartovacce, to je nejlepsi zpusob evidence.

Michal Gregor

----- Original Message ----- 
From: "Standa Palas" <stpalas na quick.cz>
To: "HW-news" <hw-list na list.hw.cz>
Sent: Wednesday, June 01, 2011 9:58 AM
Subject: Re: mierne OT: organizacia elektronickych dokumentov



Tak Vaši pečlivost bych chtěl mít. Vy snad máte i domácnost přesně dle norem
ISO.

Staňa

----- Original Message ----- 
From: "Kručinský Ladislav" <ladislav.krucinsky na linde-mh.cz>
To: "HW-news" <hw-list na list.hw.cz>
Sent: Wednesday, June 01, 2011 8:47 AM
Subject: RE: mierne OT: organizacia elektronickych dokumentov


Zdravím.
Už drahně let (13) mne živí mimo jiné to, že jsem schopen poměrně pružně
poskytnout kolegům do terénu informace, které potřebují.  Vycházel jsem ze
základní lidské (sklerotické) vlastnosti, že si pokaždé vzpomenu na něco
jiného podle čeho daný dokument jsem schopen najít - někdy je to značka
(výrobku, číslo smlouvy,...) jindy výrobní řada vozíku, jindy autor
dokumentu, jindy zákazník jehož se to týkalo atd. atd...
Jelikož se mi systém, který mám osvědčil i na domácí papírovou agendu
(záruční listy, smlouvy pojišťovací a další, vysvědčení, osvědčení, výpisy z
účtu...) zavedl jsem ji i doma.
Princip je systém číslování a excelovská tabulka:
U papírových dokumentů je to jednoduché: každý papír který si zaslouží
archivaci očísluju vzestupně a hodím do šuplete. Jednou za čas otevřu
excelovskou tabulku kde mám sloupce
číslo - forma - předmět - značka - popis - adresát - firma - datum - počet
listů
a ke každému listu vyplním řádek. Zabere to pár sekund (obzvláště když Excel
nabízí už jednou napsané texty). A pak už se jenom využívá Automatický
filtr. Jednou za čas hromadu papírů hodím do šanonu označeného pouze
rozsahem čísel (100- 300) a odnesu na půdu.
U souborů používám navíc dva principy. Jednak každý soubor / obrázek /
internetový odkaz nebo jejich mixy - prostě co má společného jmenovatele
uzavřu do adresáře. A druhak - tyto adresáře čísluju tak, že první dvojčíslí
je rok. V počítači pak mám vždy jenom dva poslední roky a zbytek je
archivován (v tašce nosím dvě DVD s celým archivem od roku 1998). Tabulka je
téměř totožná - jelikož pracovní agenda je složiější, má navíc pár sloupců.
Soubory které mají trvalou platnost jsou v adresářích označených "AA..." a
mám je v počítači pořád - nepřesouvám je do externích archivů.
Výhody systému jsou dvě - snadná archivace (prostě zaarchivuju jedenkrát vše
co má číslo menší než... a je hotovo) a rychlé hledání.
Výhoda u papíru - vždy vím, kam patří (červené číslo v pravém horním rohu).
Výhoda u souborů - kromě čísla nazvu ten adresář tak abych i na pohled mohl
odhadnout co tam je - viz printscreeny.
Nevýhody jsou taky dvě - dá dost práce to zavést zpětně na hromadu dokumentů
(jdeno zda papírových nebo elektronických) a je nutno to udržovat s rozumnou
periodou (měsíc je optimální).
Printscreeny tabulek jsou na hátétépé://lada.issa.cz/ - soukromá a služební
a pohled na aktuální adresáře.
Tak třeba to bude pro inspiraci.

L. Kručinský

-----Original Message-----
From: hw-list-bounces na list.hw.cz [mailto:hw-list-bounces na list.hw.cz] On
Behalf Of j s
Sent: Wednesday, June 01, 2011 7:54 AM
To: HW-news
Subject: mierne OT: organizacia elektronickych dokumentov

Pani,

zaujimalo by ma, ako mate ogranizovane elektronicke dokumenty.
Ide totiz o to, ze ked vidim niekde na webe nieco zaujimave, tak si to
stiahnem. Za jeden dokument sa da povazovat bud jeden adresar, kde je
offline verzia stranky, ktora sa mi pacila, plus par dalsich suborov
(trebars schemy, zdrojaky v zip-e a tak dalej) alebo len jedno PDF-ko so
zaujimavym obsahom.
Kedysi som to robil dost jednoducho - urobil som adresar "bordel", kde som
toto vsetko ukladal, snazil som sa to v jeho ramci nejako orgranizovat. Po
nejakom case mal "bordel" taky siroky obsah, ze som si vytvoril "bordel2"
atd... po istom case som to vsetko premenoval na adresare
"01","02","03"..."n", ale to malo kopu vaznych nedostatkov, napriklad to, ze
trebars veci okolo GSM som mal aj v dvojke, trojke, osmicke, dvanastke a
dvadsatsedmicke a ked som hladal nieco okolo GSM, tak som musel prejst
vsetky adresare, kym som to nasiel. Malo to vyhodu v tom, ze veci boli
zoradene chronologicky - teda adresare robili casovu os, na ktorej som sa
vedel pohybovat. Potom som to skusil vsetko rozdelit do kategorii podla tem,
resp. obsahu - a vsetko z GSM zo vsetkych adresarov som dal do jedneho
adresara GSM. Mam pocit, ze je to rovnako neprehladne ako predtym. Okrem
toho, jedna vec casto patri do viacerych kategorii a neviem ako to
zohladnit.

Chcelo by to snad nejake znacenie adresarov - otagovat ho vsetkymi klucovymi
slovami a potom hladat v tychto klucovych slovach, ale to by bola otrocka
praca a ak by som sa do toho mal pustit, musel by byt vysledok zaruceny a
system znacenia by nemal byt ulozeny v nejakom proprietarnom formate. Teda
ked si to raz oznacim, rad by som mal pristup k datam aj ked sa vyrobca SW
prestane unuvat podporovat ho, alebo ked sa vzdam aktualne pouzivaneho OS
(Windows).
Mozno su ine metody, neviem.

Mate niekto nejaky dobry tip, ako z toho bordelu von?

J.S.
_______________________________________________
HW-list mailing list  -  sponsored by www.HW.cz Hw-list na list.hw.cz
http://list.hw.cz/mailman/listinfo/hw-list
_______________________________________________
HW-list mailing list  -  sponsored by www.HW.cz
Hw-list na list.hw.cz
http://list.hw.cz/mailman/listinfo/hw-list


_______________________________________________
HW-list mailing list  -  sponsored by www.HW.cz
Hw-list na list.hw.cz
http://list.hw.cz/mailman/listinfo/hw-list