mierne OT: organizacia elektronickych dokumentov

[Standa Palas]

Tak Vaši pečlivost bych chtěl mít. Vy snad máte i domácnost přesně dle norem 
ISO.

Staňa

----- Original Message ----- 
From: "Kručinský Ladislav" <ladislav.krucinsky na linde-mh.cz>
To: "HW-news" <hw-list na list.hw.cz>
Sent: Wednesday, June 01, 2011 8:47 AM
Subject: RE: mierne OT: organizacia elektronickych dokumentov


Zdravím.
Už drahně let (13) mne živí mimo jiné to, že jsem schopen poměrně pružně 
poskytnout kolegům do terénu informace, které potřebují.  Vycházel jsem ze 
základní lidské (sklerotické) vlastnosti, že si pokaždé vzpomenu na něco 
jiného podle čeho daný dokument jsem schopen najít - někdy je to značka 
(výrobku, číslo smlouvy,...) jindy výrobní řada vozíku, jindy autor 
dokumentu, jindy zákazník jehož se to týkalo atd. atd...
Jelikož se mi systém, který mám osvědčil i na domácí papírovou agendu 
(záruční listy, smlouvy pojišťovací a další, vysvědčení, osvědčení, výpisy z 
účtu...) zavedl jsem ji i doma.
Princip je systém číslování a excelovská tabulka:
U papírových dokumentů je to jednoduché: každý papír který si zaslouží 
archivaci očísluju vzestupně a hodím do šuplete. Jednou za čas otevřu 
excelovskou tabulku kde mám sloupce
číslo - forma - předmět - značka - popis - adresát - firma - datum - počet 
listů
a ke každému listu vyplním řádek. Zabere to pár sekund (obzvláště když Excel 
nabízí už jednou napsané texty). A pak už se jenom využívá Automatický 
filtr. Jednou za čas hromadu papírů hodím do šanonu označeného pouze 
rozsahem čísel (100- 300) a odnesu na půdu.
U souborů používám navíc dva principy. Jednak každý soubor / obrázek / 
internetový odkaz nebo jejich mixy - prostě co má společného jmenovatele 
uzavřu do adresáře. A druhak - tyto adresáře čísluju tak, že první dvojčíslí 
je rok. V počítači pak mám vždy jenom dva poslední roky a zbytek je 
archivován (v tašce nosím dvě DVD s celým archivem od roku 1998). Tabulka je 
téměř totožná - jelikož pracovní agenda je složiější, má navíc pár sloupců.
Soubory které mají trvalou platnost jsou v adresářích označených "AA..." a 
mám je v počítači pořád - nepřesouvám je do externích archivů.
Výhody systému jsou dvě - snadná archivace (prostě zaarchivuju jedenkrát vše 
co má číslo menší než... a je hotovo) a rychlé hledání.
Výhoda u papíru - vždy vím, kam patří (červené číslo v pravém horním rohu).
Výhoda u souborů - kromě čísla nazvu ten adresář tak abych i na pohled mohl 
odhadnout co tam je - viz printscreeny.
Nevýhody jsou taky dvě - dá dost práce to zavést zpětně na hromadu dokumentů 
(jdeno zda papírových nebo elektronických) a je nutno to udržovat s rozumnou 
periodou (měsíc je optimální).
Printscreeny tabulek jsou na hátétépé://lada.issa.cz/ - soukromá a služební 
a pohled na aktuální adresáře.
Tak třeba to bude pro inspiraci.

L. Kručinský

-----Original Message-----
From: hw-list-bounces na list.hw.cz [mailto:hw-list-bounces na list.hw.cz] On 
Behalf Of j s
Sent: Wednesday, June 01, 2011 7:54 AM
To: HW-news
Subject: mierne OT: organizacia elektronickych dokumentov

Pani,

zaujimalo by ma, ako mate ogranizovane elektronicke dokumenty.
Ide totiz o to, ze ked vidim niekde na webe nieco zaujimave, tak si to 
stiahnem. Za jeden dokument sa da povazovat bud jeden adresar, kde je 
offline verzia stranky, ktora sa mi pacila, plus par dalsich suborov 
(trebars schemy, zdrojaky v zip-e a tak dalej) alebo len jedno PDF-ko so 
zaujimavym obsahom.
Kedysi som to robil dost jednoducho - urobil som adresar "bordel", kde som 
toto vsetko ukladal, snazil som sa to v jeho ramci nejako orgranizovat. Po 
nejakom case mal "bordel" taky siroky obsah, ze som si vytvoril "bordel2" 
atd... po istom case som to vsetko premenoval na adresare 
"01","02","03"..."n", ale to malo kopu vaznych nedostatkov, napriklad to, ze 
trebars veci okolo GSM som mal aj v dvojke, trojke, osmicke, dvanastke a 
dvadsatsedmicke a ked som hladal nieco okolo GSM, tak som musel prejst 
vsetky adresare, kym som to nasiel. Malo to vyhodu v tom, ze veci boli 
zoradene chronologicky - teda adresare robili casovu os, na ktorej som sa 
vedel pohybovat. Potom som to skusil vsetko rozdelit do kategorii podla tem, 
resp. obsahu - a vsetko z GSM zo vsetkych adresarov som dal do jedneho 
adresara GSM. Mam pocit, ze je to rovnako neprehladne ako predtym. Okrem 
toho, jedna vec casto patri do viacerych kategorii a neviem ako to 
zohladnit.

Chcelo by to snad nejake znacenie adresarov - otagovat ho vsetkymi klucovymi 
slovami a potom hladat v tychto klucovych slovach, ale to by bola otrocka 
praca a ak by som sa do toho mal pustit, musel by byt vysledok zaruceny a 
system znacenia by nemal byt ulozeny v nejakom proprietarnom formate. Teda 
ked si to raz oznacim, rad by som mal pristup k datam aj ked sa vyrobca SW 
prestane unuvat podporovat ho, alebo ked sa vzdam aktualne pouzivaneho OS 
(Windows).
Mozno su ine metody, neviem.

Mate niekto nejaky dobry tip, ako z toho bordelu von?

J.S.
_______________________________________________
HW-list mailing list  -  sponsored by www.HW.cz Hw-list na list.hw.cz 
http://list.hw.cz/mailman/listinfo/hw-list
_______________________________________________
HW-list mailing list  -  sponsored by www.HW.cz
Hw-list na list.hw.cz
http://list.hw.cz/mailman/listinfo/hw-list