mierne OT: organizacia elektronickych dokumentov

j s jarin.hw na gmail.com
Středa Červen 1 13:35:59 CEST 2011


Tak pani,
dakujem za podnety.

To, co pisal L.Krucinsky je pekne, v zasade +- system o akom som
uvazoval, ale vyzaduje to vela prace s organizovanim veci, ktore uz su
v bordelnom stave. Stale o tom uvazujem, ale chcelo by to aj silnu
volu drzat sa toho systemu.

Viaceri ma zas presvedcili, ze to az take jednoduche nie je a mozno to
nakoniec skonci tak, ako je to teraz.
Tiez sa snazim nechat vacsinu veci na webe - tam kde su, ale mnohe uz
skratka nie su dostupne. Okrem toho, casto som mimo pripojenia a
jednoducho potrebujem nejaku offline zalohu dolezitych veci, plus
tematicky zoskupene zalezitosti.

No uvidime...  :-)

J.S.


2011/6/1 Kručinský Ladislav <ladislav.krucinsky na linde-mh.cz>:
> ;-)))
> Právě že jsem byl příliš velký bohém co se papírů a následně dokumentů v počítači týče. Tohle je východisko.
> A věřte tomu, tohle nevyžaduje příliš velkou pečlivost, ten systém je jednoduchá rutina.
> Kdybych měl prohledávat nějaké hierarchie a hlavně starat se o jejich archivaci tak bych se při tom množství a hlavně různorodosti zbláznil...
>
>
> L. Kručinský
>
> -----Original Message-----
> From: hw-list-bounces na list.hw.cz [mailto:hw-list-bounces na list.hw.cz] On Behalf Of Standa Palas
> Sent: Wednesday, June 01, 2011 9:59 AM
> To: HW-news
> Subject: Re: mierne OT: organizacia elektronickych dokumentov
>
>
> Tak Vaši pečlivost bych chtěl mít. Vy snad máte i domácnost přesně dle norem ISO.
>
> Staňa
>
> ----- Original Message -----
> From: "Kručinský Ladislav" <ladislav.krucinsky na linde-mh.cz>
> To: "HW-news" <hw-list na list.hw.cz>
> Sent: Wednesday, June 01, 2011 8:47 AM
> Subject: RE: mierne OT: organizacia elektronickych dokumentov
>
>
> Zdravím.
> Už drahně let (13) mne živí mimo jiné to, že jsem schopen poměrně pružně
> poskytnout kolegům do terénu informace, které potřebují.  Vycházel jsem ze
> základní lidské (sklerotické) vlastnosti, že si pokaždé vzpomenu na něco
> jiného podle čeho daný dokument jsem schopen najít - někdy je to značka
> (výrobku, číslo smlouvy,...) jindy výrobní řada vozíku, jindy autor
> dokumentu, jindy zákazník jehož se to týkalo atd. atd...
> Jelikož se mi systém, který mám osvědčil i na domácí papírovou agendu
> (záruční listy, smlouvy pojišťovací a další, vysvědčení, osvědčení, výpisy z
> účtu...) zavedl jsem ji i doma.
> Princip je systém číslování a excelovská tabulka:
> U papírových dokumentů je to jednoduché: každý papír který si zaslouží
> archivaci očísluju vzestupně a hodím do šuplete. Jednou za čas otevřu
> excelovskou tabulku kde mám sloupce
> číslo - forma - předmět - značka - popis - adresát - firma - datum - počet
> listů
> a ke každému listu vyplním řádek. Zabere to pár sekund (obzvláště když Excel
> nabízí už jednou napsané texty). A pak už se jenom využívá Automatický
> filtr. Jednou za čas hromadu papírů hodím do šanonu označeného pouze
> rozsahem čísel (100- 300) a odnesu na půdu.
> U souborů používám navíc dva principy. Jednak každý soubor / obrázek /
> internetový odkaz nebo jejich mixy - prostě co má společného jmenovatele
> uzavřu do adresáře. A druhak - tyto adresáře čísluju tak, že první dvojčíslí
> je rok. V počítači pak mám vždy jenom dva poslední roky a zbytek je
> archivován (v tašce nosím dvě DVD s celým archivem od roku 1998). Tabulka je
> téměř totožná - jelikož pracovní agenda je složiější, má navíc pár sloupců.
> Soubory které mají trvalou platnost jsou v adresářích označených "AA..." a
> mám je v počítači pořád - nepřesouvám je do externích archivů.
> Výhody systému jsou dvě - snadná archivace (prostě zaarchivuju jedenkrát vše
> co má číslo menší než... a je hotovo) a rychlé hledání.
> Výhoda u papíru - vždy vím, kam patří (červené číslo v pravém horním rohu).
> Výhoda u souborů - kromě čísla nazvu ten adresář tak abych i na pohled mohl
> odhadnout co tam je - viz printscreeny.
> Nevýhody jsou taky dvě - dá dost práce to zavést zpětně na hromadu dokumentů
> (jdeno zda papírových nebo elektronických) a je nutno to udržovat s rozumnou
> periodou (měsíc je optimální).
> Printscreeny tabulek jsou na hátétépé://lada.issa.cz/ - soukromá a služební
> a pohled na aktuální adresáře.
> Tak třeba to bude pro inspiraci.
>
> L. Kručinský
>
> -----Original Message-----
> From: hw-list-bounces na list.hw.cz [mailto:hw-list-bounces na list.hw.cz] On
> Behalf Of j s
> Sent: Wednesday, June 01, 2011 7:54 AM
> To: HW-news
> Subject: mierne OT: organizacia elektronickych dokumentov
>
> Pani,
>
> zaujimalo by ma, ako mate ogranizovane elektronicke dokumenty.
> Ide totiz o to, ze ked vidim niekde na webe nieco zaujimave, tak si to
> stiahnem. Za jeden dokument sa da povazovat bud jeden adresar, kde je
> offline verzia stranky, ktora sa mi pacila, plus par dalsich suborov
> (trebars schemy, zdrojaky v zip-e a tak dalej) alebo len jedno PDF-ko so
> zaujimavym obsahom.
> Kedysi som to robil dost jednoducho - urobil som adresar "bordel", kde som
> toto vsetko ukladal, snazil som sa to v jeho ramci nejako orgranizovat. Po
> nejakom case mal "bordel" taky siroky obsah, ze som si vytvoril "bordel2"
> atd... po istom case som to vsetko premenoval na adresare
> "01","02","03"..."n", ale to malo kopu vaznych nedostatkov, napriklad to, ze
> trebars veci okolo GSM som mal aj v dvojke, trojke, osmicke, dvanastke a
> dvadsatsedmicke a ked som hladal nieco okolo GSM, tak som musel prejst
> vsetky adresare, kym som to nasiel. Malo to vyhodu v tom, ze veci boli
> zoradene chronologicky - teda adresare robili casovu os, na ktorej som sa
> vedel pohybovat. Potom som to skusil vsetko rozdelit do kategorii podla tem,
> resp. obsahu - a vsetko z GSM zo vsetkych adresarov som dal do jedneho
> adresara GSM. Mam pocit, ze je to rovnako neprehladne ako predtym. Okrem
> toho, jedna vec casto patri do viacerych kategorii a neviem ako to
> zohladnit.
>
> Chcelo by to snad nejake znacenie adresarov - otagovat ho vsetkymi klucovymi
> slovami a potom hladat v tychto klucovych slovach, ale to by bola otrocka
> praca a ak by som sa do toho mal pustit, musel by byt vysledok zaruceny a
> system znacenia by nemal byt ulozeny v nejakom proprietarnom formate. Teda
> ked si to raz oznacim, rad by som mal pristup k datam aj ked sa vyrobca SW
> prestane unuvat podporovat ho, alebo ked sa vzdam aktualne pouzivaneho OS
> (Windows).
> Mozno su ine metody, neviem.
>
> Mate niekto nejaky dobry tip, ako z toho bordelu von?
>
> J.S.
> _______________________________________________
> HW-list mailing list  -  sponsored by www.HW.cz Hw-list na list.hw.cz
> http://list.hw.cz/mailman/listinfo/hw-list
> _______________________________________________
> HW-list mailing list  -  sponsored by www.HW.cz
> Hw-list na list.hw.cz
> http://list.hw.cz/mailman/listinfo/hw-list
>
>
> _______________________________________________
> HW-list mailing list  -  sponsored by www.HW.cz
> Hw-list na list.hw.cz
> http://list.hw.cz/mailman/listinfo/hw-list
> _______________________________________________
> HW-list mailing list  -  sponsored by www.HW.cz
> Hw-list na list.hw.cz
> http://list.hw.cz/mailman/listinfo/hw-list
>


Další informace o konferenci Hw-list