RE: Organizace dokumentů

[Pavel Rotter]

Hmmmm,

ten systém se zdá být téměř dokonalý, ale má dle mého názoru jednu chybu: je
velmi náročný na čas na jeho zavedení a udržování. Vůbec si nedovedu
představit, že bych pokusil něco podobného realizovat. Při každodenním
frmolu mi nějak na vypisování kolonek a třídění papírů nezbývá čas a to
vůbec nemluvím o tom, že jste co chvíli někde mimo na cestách a kanceláři se
to pěkně kupí a kupí....

Přeji pěkný den
S pozdravem

Pavel Rotter

NEWTE spol. s r. o.
Jateční 847
415 01 TEPLICE

tel.: 417 536 531
fax:  417 577 865
eMail: PavelRotter@newte.cz
http://www.newte.cz


-----Original Message-----
From: hw-list-bounces@list.hw.cz [mailto:hw-list-bounces@list.hw.cz]On
Behalf Of Kručinský Ladislav
Sent: Friday, June 17, 2005 3:39 PM
To: HW-news
Subject: RE: Organizace dokumentů


Jelikož mně přímo živí to, že najdu vždycky informaci, byť mi prošla rukama
či strojem už před lety, vytvořil jsem si svůj systém který se mi už dlouho
osvědčuje:
1.- mám adresář ve kterém jsou podadresáře označeny např.: "0501 -
specifikace pro Mlékárny Ostrava", "0502 - schémata vozíku 123", "0503 -
průser u zákazníka XXX" ... tedy dvojčíslí roku, pořadové číslo akrátká
specifikace
2.- mám tabulku v Excelu, kde jsou sloupce "číslo - forma - zákazník - typ
zařízení - značka - autor - firma - ..."
3.- dokumenty (byť jen jeden) charakterizuju podle sloupců v tabulce Excelu,
zapíšu do řádku a vytvořím nový adresář s pořadovým číslem a dokument doň
přesunu.
4.- všechny dokumenty z minulého roku vypálím na CD (tři kopie - ty
informace mně živí) a vymažu.
5.- stejně to mám s CD - tam mám navíc přímo hypertextové odkazy
6.- stejně to mám s papíry, pouze sloupce se trošku liší

Při hledání používám funkci Automatický filtr

Za cca 4 roky, co ten systém používám se mi nestalo, že bych něco hledal
déle než 20 sec. Vždy záleží na tom, jak si navrhnu vyhledávací sloupce v
excelu (jinými slovy které charakteristické rysy se rozhodnu zadávat).


Kručinský


> -----Original Message-----
> From: hw-list-bounces@list.hw.cz
> [mailto:hw-list-bounces@list.hw.cz] On Behalf Of Martin Tomasek
> Sent: Friday, June 17, 2005 2:46 AM
> To: HW-news
> Subject: Re: Organizace dokumentů
>
> On Thu, Jun 16, 2005 at 11:40:00PM +0200, Jiri Foldyna wrote:
> > mam setrvaly problem s nalezenim dokumentace k cemukoliv,
> co jsem si
> > kdysi stahnul (datasheety, .CHM soubory, .PDF atd.).
> Ukladam si je do
> > specialniho adresare inteligentne nazvaneho Rozumy :-), ale uz mi
> > nabobtnal na cca 2 GB
>
> uz kolik let zkousim prijit na idealni zpusob organizace
> souboru do adresaru a podadresaru. jedine, na co jsem za tu
> dobu prisel je, ze problem nema reseni. :-)
>
> u me na disku to vypada tak, ze jsou adresare, podadresare
> atd.. s hloubkou vnoreni normalne asi 5. jinak se takove
> mnozstvi dokumentu roztridit neda.
>
> btw, nejefektivnejsi zpusob jak bojovat s nadbytkem informaci
> na disku je pravidlo 'co nebylo potreba rok, nebude nejspis
> potreba uz nikdy'.
> tj.  vsechny dokumenty, ktere rok nikoho nezajimaly se bud
> mazou nebo presouvaji do archivu. timhle zpusobem se mi
> podarilo moje doc/datasheets zredukovat na asi 200MB, coz uz
> je snesitelne. archivu samozrejme zustava podobna adresarova
> struktura, takze se nic neztrati.
>
> vytvareni podadresaru v takove adresarove strukture je urcene
> cilem 'udrzeni poradku' -- tj. 1. v adresari nesmi byt moc
> souboru a 2. pokud je v adresari vic oddelitelnych skupin
> datasheetu, patri tyto skupiny do samostatnych podadresaru.
> pricemz prioritu ma spis pravidlo 2. no a poznamky jdou take
> strkat do podadresaru, kde jmeno podadresare je nejak vazane
> k jmenu daasheetu, pripadne tam je podadresar appnotes apod..
>
> nemyslim si, ze pokud to clovek nezvladne sam, tak by mohl
> pomoct jakykoli program na organizaci dokumentu. pokud to
> tedy nebude fulltext, ale ten zas normalne nezohlednuje
> nejake kategorie soucastek a podobne veci.
>
> --
> Martin Tomasek, mtd@centrum.cz
> "Ve styku se satanistou je treba predevsim nepropadnout
> panice a nepodnikat unahlene kroky." (Z. Vojtisek: Netradicni
> nabozenstvi u nas) _______________________________________________
> HW-list mailing list  -  sponsored by www.HW.cz
> Hw-list@list.hw.cz http://list.hw.cz/mailman/listinfo/hw-list
>
_______________________________________________
HW-list mailing list  -  sponsored by www.HW.cz
Hw-list@list.hw.cz
http://list.hw.cz/mailman/listinfo/hw-list