RE: Organizace dokumentů

[Kručinský Ladislav]

Jelikož mně přímo živí to, že najdu vždycky informaci, byť mi prošla rukama či strojem už před lety, vytvořil jsem si svůj systém který se mi už dlouho osvědčuje:
1.- mám adresář ve kterém jsou podadresáře označeny např.: "0501 - specifikace pro Mlékárny Ostrava", "0502 - schémata vozíku 123", "0503 - průser u zákazníka XXX" ... tedy dvojčíslí roku, pořadové číslo akrátká specifikace
2.- mám tabulku v Excelu, kde jsou sloupce "číslo - forma - zákazník - typ zařízení - značka - autor - firma - ..."
3.- dokumenty (byť jen jeden) charakterizuju podle sloupců v tabulce Excelu, zapíšu do řádku a vytvořím nový adresář s pořadovým číslem a dokument doň přesunu.
4.- všechny dokumenty z minulého roku vypálím na CD (tři kopie - ty informace mně živí) a vymažu.
5.- stejně to mám s CD - tam mám navíc přímo hypertextové odkazy
6.- stejně to mám s papíry, pouze sloupce se trošku liší

Při hledání používám funkci Automatický filtr 

Za cca 4 roky, co ten systém používám se mi nestalo, že bych něco hledal déle než 20 sec. Vždy záleží na tom, jak si navrhnu vyhledávací sloupce v excelu (jinými slovy které charakteristické rysy se rozhodnu zadávat). 


Kručinský
 

> -----Original Message-----
> From: hw-list-bounces@list.hw.cz 
> [mailto:hw-list-bounces@list.hw.cz] On Behalf Of Martin Tomasek
> Sent: Friday, June 17, 2005 2:46 AM
> To: HW-news
> Subject: Re: Organizace dokumentů
> 
> On Thu, Jun 16, 2005 at 11:40:00PM +0200, Jiri Foldyna wrote:
> > mam setrvaly problem s nalezenim dokumentace k cemukoliv, 
> co jsem si 
> > kdysi stahnul (datasheety, .CHM soubory, .PDF atd.). 
> Ukladam si je do 
> > specialniho adresare inteligentne nazvaneho Rozumy :-), ale uz mi 
> > nabobtnal na cca 2 GB
> 
> uz kolik let zkousim prijit na idealni zpusob organizace 
> souboru do adresaru a podadresaru. jedine, na co jsem za tu 
> dobu prisel je, ze problem nema reseni. :-)
> 
> u me na disku to vypada tak, ze jsou adresare, podadresare 
> atd.. s hloubkou vnoreni normalne asi 5. jinak se takove 
> mnozstvi dokumentu roztridit neda.
> 
> btw, nejefektivnejsi zpusob jak bojovat s nadbytkem informaci 
> na disku je pravidlo 'co nebylo potreba rok, nebude nejspis 
> potreba uz nikdy'.
> tj.  vsechny dokumenty, ktere rok nikoho nezajimaly se bud 
> mazou nebo presouvaji do archivu. timhle zpusobem se mi 
> podarilo moje doc/datasheets zredukovat na asi 200MB, coz uz 
> je snesitelne. archivu samozrejme zustava podobna adresarova 
> struktura, takze se nic neztrati.
> 
> vytvareni podadresaru v takove adresarove strukture je urcene 
> cilem 'udrzeni poradku' -- tj. 1. v adresari nesmi byt moc 
> souboru a 2. pokud je v adresari vic oddelitelnych skupin 
> datasheetu, patri tyto skupiny do samostatnych podadresaru. 
> pricemz prioritu ma spis pravidlo 2. no a poznamky jdou take 
> strkat do podadresaru, kde jmeno podadresare je nejak vazane 
> k jmenu daasheetu, pripadne tam je podadresar appnotes apod..
> 
> nemyslim si, ze pokud to clovek nezvladne sam, tak by mohl 
> pomoct jakykoli program na organizaci dokumentu. pokud to 
> tedy nebude fulltext, ale ten zas normalne nezohlednuje 
> nejake kategorie soucastek a podobne veci.
> 
> --
> Martin Tomasek, mtd@centrum.cz
> "Ve styku se satanistou je treba predevsim nepropadnout 
> panice a nepodnikat unahlene kroky." (Z. Vojtisek: Netradicni 
> nabozenstvi u nas) _______________________________________________
> HW-list mailing list  -  sponsored by www.HW.cz 
> Hw-list@list.hw.cz http://list.hw.cz/mailman/listinfo/hw-list
>